議長の役割を持つ人が、あらかじめ会議時間と参加者を定め、予約と招待とを行います。

会議の予約

1. 「ミーティング作成」をクリックしてください。
   
   
2. 会議の予約に必要な情報を入力してください。
   
   

   タイトル	会議名称を入力します。タイトル名は必須です。
   開始時刻	会議の開始する予定の日時を指定します。
   時間	会議の長さの予定を指定します。 15分から3時間まで、15分ごとの長さで選択してください。
   録画	会議を録画するか否かを選択します。 録画した会議は、会議が終了した後、再生することができます。
   接続数の確保	JMサーバへの接続数をあらかじめ確保しておくか否かを選択します。 「Yes」を選択した場合、必ず会議が開催可能なように予約されますが、予定時間内にすでに他の会議の予約があり、接続ライセンス上限を超えるときには，予約自体が行えません。 「No」を選択した場合、接続ライセンス数に関わらず予約されますが、実際の会議の開始時刻に、他のインスタント会議等によって接続ライセンスが上限に達していて、会議が開催できない可能性があります。
   飛び込み参加者数	会議の予約時にまだ参加者名が決まらない場合に、人数だけを確保することができます。 ここに指定した人数を合わせて接続数が確保されますので、その人数までは飛び込みで会議に参加することができます。
   新規参加者	会議の参加者のメールアドレスと名前(議長が決めてOKです)を指定し、「参加者追加」ボタンをクリックします。 画面の下部に、「参加者リスト」が表示されます。さらに追加して参加者を指定することができます。 ユーザアカウント登録済みのユーザでも未登録のユーザでも、新規参加者に指定できます。 ユーザアカウント登録済みのユーザを指定するときには、左の「ユーザ検索」メニューを使って参加者を選ぶこともできます。 「アドレス一覧」ボタンを使うと、自分のアドレス帳を使って簡単に参加者を指定できます。
   参加者リスト	いったん指定した参加者を取り消すには、左横のチェックボックスをチェックして「出席者削除」ボタンをクリックします。

   
   
3. 「ミーティング保存」ボタンをクリックして、会議予約を登録してください。
   
   
4. 「ミーティング通知」画面から開催案内メールを送信することができます。「メール送信する」ボタンをクリックしてください。
   「メッセージ」欄に記入した文章は，開催案内に付加してメール送信されます。
   メールを送る相手を選択するには，参加者名の左側のチェックボックスにチェックがつけるかどうかで指定してください。デフォルトでは全員にチェックが付いていて、メール送信する設定になっています。